Por Carolina Sáenz Llanos;
CEO de Let’s Compliance.
Columnista del Área de Compliance de The Key Perú.
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Cada vez se percibe como más necesario el diseño y la implementación de un Modelo de Prevención de Corrupción en las organizaciones. Esto es un gran avance, pues las organizaciones van tomando conciencia de lo indispensable que es construir Cultura de Prevención y Cultura de Integridad, como pre-requisito para crear valor tanto a la interna como a la externa y, con ello, lograr sostenibilidad en el mercado y en la sociedad. [1]
Pero ¿cómo debe ser dicho Modelo de Prevención de Corrupción? Cabe precisar que me refiero al Modelo de Prevención al que se refiere la Ley Nº 30424, Ley que regula la Responsabilidad Administrativa de las Personas Jurídicas.
Sin duda, para que este Modelo de Prevención se considere idóneo debe ser diseñado e implementado teniendo en cuenta la naturaleza propia de la organización, así como sus características y particularidades, dependiendo de su actividad económica y del giro del negocio.
Por ejemplo, el Modelo de Prevención de un Banco será claramente distinto al de una empresa minera y al de una asociación cultural, en la medida en que se trata de organizaciones de rubros distintos y, consecuentemente, con riesgos acordes a sus respectivas actividades.
No obstante, más allá de las diferencias que puedan existir, todo Modelo de Prevención de Corrupción debe cumplir con 5 elementos mínimos, los mismos que describo a continuación:
1. Encargado de Prevención (también conocido como Delegado de Prevención u Oficial de Cumplimiento).-
El Encargado de Prevención es la persona u órgano designado por el máximo órgano de gobierno, de administración o alta dirección de la organización, y su función es velar por la aplicación, ejecución, cumplimiento y mejora continua del Modelo de Prevención de Corrupción.
Algunas de sus funciones principales son las siguientes:
- Supervisar, monitorear y hacer cumplir las políticas y objetivos del Modelo de Prevención.
- Verificar la adecuada conservación de los documentos correspondientes al Modelo de Prevención.
- Absolver dudas y consultas en materia de cumplimiento de políticas y objetivos del Modelo de Prevención, los riesgos de comisión de delitos y el impacto que puedan tener los cambios en la legislación o en su interpretación.
- Informar y comunicar, de forma directa, sobre el desempeño y cumplimiento del Modelo de Prevención al máximo órgano de gobierno, de administración o alta dirección de la organización.
- Promover que el personal y los directivos de la organización tengan a su disposición las capacitaciones necesarias y apropiadas en temas relacionados con el Modelo de Prevención.
A fin de cumplir con su rol y funciones de manera satisfactoria, el Encargado de Prevención debe contar con:
- Autonomía: Capacidad suficiente para supervisar y hacer cumplir el Modelo de Prevención.
- Autoridad: Legitimidad para dirigirse de forma autónoma a otras áreas o funciones de la organización.
- Independencia: Su toma de decisiones y sus acciones no pueden estar condicionadas o supeditadas de manera que se impida o dificulte el desarrollo de sus funciones.
Por su parte, el perfil del Encargado de Prevención debe cubrir lo siguiente:
- Conocimiento de la organización: Sepa de sus procesos críticos y/o claves, actividades u operaciones del sector económico, de los socios comerciales y partes interesadas, etc.
- Experiencia: Puede estar asociada a su formación académica, a su experiencia laboral y/o liderazgo.
- Solvencia moral y honorabilidad: Mantenga una trayectoria de cumplimiento de principios éticos, honestidad, integridad y buenas prácticas comerciales y corporativas.
- Solvencia económica: No haber sido declarado/a insolvente por la autoridad competente.
2. Identificación, evaluación y mitigación de riesgos.-
Analicemos este elemento por partes:
- Lo primero es que la organización identifique cuáles son los riesgos de corrupción propios de la actividad económica que realiza. Es importante precisar que el desarrollo de toda actividad económica tiene riesgos naturales, conocidos en el mundo del Compliance como riesgos inherentes.
Es decir, por más “santa” que sea la actividad, siempre habrá algún riesgo natural que deba enfrentar.
- Lo segundo es que la organización evalúe sus riesgos inherentes, clasificándolos como riesgos bajos, medios, altos, o muy altos. Para este ejercicio existen diferentes métodos. En atención al Principio de Autorregulación previsto en la normativa, cada organización podrá elegir o establecer el método para valuar sus riesgos. Esto parte de la siguiente idea: ¿quién mejor que la propia organización para saber qué método valuará de manera fidedigna sus riesgos?
Como podrán darse cuenta, ello implica que cada organización actúe de manera consciente y responsable. Es decir, no se trata de que elija un método para subvaluar sus riesgos.
- Finalmente, lo tercero será mitigar dichos riesgos a partir de controles apropiados a tal efecto.
La idea es que –aplicando estos controles– dejen de ser riesgos inherentes y pasen a ser riesgos residuales.
Por ejemplo, si he identificado en la organización como riesgo de corrupción que mi Área de Compras recibe regalos o beneficios de potenciales proveedores, a cambio de que estos sean elegidos en algún concurso que organice, deberé implementar una Política de Compras robusta para lograr mitigar dicho riesgo.
3. Implementación de procedimientos de denuncia.-
Para garantizar el funcionamiento del Modelo de Prevención, debe existir un canal de denuncias que permita a los trabajadores, proveedores y socios comerciales de las organizaciones reportar actos de corrupción en éstas (sean reales o potenciales).
Aquí les dejo un par de alcances que es importante tener en consideración:
- El canal de denuncias debe ser anónimo, a fin de garantizar la seguridad del denunciante.
- La organización debe contar con una política de cero represalias contra el denunciante. Por ejemplo, un denunciante no debe ser despedido por reportar un acto de corrupción de su jefe.
Lo indispensable es que –sobre todo– los colaboradores se animen a usar el canal de denuncias, y para ello necesitan sentirse seguros.
4. Difusión y capacitación periódica del Modelo de Prevención.-
Permítanme confesarles –con total honestidad– que esta es mi parte favorita del proceso de implementar un Modelo de Prevención de Corrupción. Disfruto mucho de la difusión de una Cultura de Integridad.
Aquí les explico a qué se refiere este elemento. Para que el Modelo de Prevención funcione debe ser difundido, pues de lo contrario quedaría encarpetado en algún cajón o estante de la oficina.
Las organizaciones deben esforzarse por difundir el Modelo de Prevención por diferentes medios, sean comunicados o charlas, por ejemplo. Es importante que esa difusión vaya decantando en la organización; es decir, que pueda notarse que la alta dirección está comprometida con el Modelo y que establece directivas claras para difundirlo.
Además de ello, corresponde a la alta dirección “predicar con el ejemplo”, literalmente. A todo esto lo conocemos en el mundo del Compliance como Tone at the Top, y se los explicaré con mayor detalle en un próximo artículo.
También deberán realizarse capacitaciones periódicas a los trabajadores, proveedores y socios estratégicos, explicándoles claramente y de manera sencilla cuál es la finalidad y cómo funciona el Modelo de Prevención. Los formatos de capacitaciones son muchísimos. Por ejemplo, puede darse a manera de inducción, charla, taller para resolver casos prácticos, dinámicas de preguntas y respuestas, entrevistas y un gran abanico de posibilidades.
La recomendación que puedo darles en este punto es dejar volar su creatividad y disfrutar de difundir y capacitar en materia de Prevención de Corrupción y Cultura de Integridad.
5. Evaluación y monitoreo continuo del Modelo de Prevención.-
Es importante tener en cuenta que, en la medida en que el Modelo de Prevención se adapta a las actividades económicas de la organización y sus riesgos, éste debe ser dinámico, lo que implica que sea constantemente evaluado y monitoreado.
En otras palabras, al no ser un documento estático, siempre existe oportunidad de mejorarlo. Podría advertirse que determinado control no está funcionando para mitigar un riesgo en particular, por lo que deberá ser cambiado o reforzado de inmediato. Por ejemplo, una Política de Compras que, a pesar de haber sido implementada, al año empiezan a reportarse nuevamente dádivas de los proveedores.
A tal efecto, es ideal que el Encargado de Prevención elabore un Cronograma de Monitoreo del Modelo de Prevención, que le permita ordenar sus esfuerzos y, en consecuencia, encontrar periódicamente oportunidades de mejoras en qué trabajar.
Como podrán darse cuenta, los elementos que conforman el Modelo de Prevención de Corrupción no son tan complejos como pudieran parecer en un principio. Es cuestión de analizar cómo funcionan en nuestras organizaciones, teniendo muy presentes las características particulares de éstas, así como de sus actividades económicas.
Dicho esto, los animo a asumir el reto de implementar en sus organizaciones el Modelo de Prevención de Corrupción. El desafío es grande, pero la satisfacción de construir integridad en nuestras organizaciones es inmensa.
[1] Al cierre de este artículo se publicó la Ley Nº 31740, Ley que modifica la Ley Nº 30424. No obstante, las modificaciones incluidas en dicha Ley no alteran el contenido de la presente entrega, ya que ésta se centra en los elementos que conforman el Modelo de Prevención y enfatiza en la prevención de riesgos de corrupción en las organizaciones.
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